Im bestehenden Online-Shop lief die Bestell- und Versandabwicklung nur teilweise automatisiert: Bestellungen wurden in mehrere Systeme übertragen, Versandlabels manuell erzeugt, Statusmeldungen per Hand gepflegt. Das führte zu Medienbrüchen, Fehlern bei Adressen, Verzögerungen im Versand und hohem Aufwand im Kundenservice.
Ziel war ein maßgeschneidertes Magento-2-Modul – das Magic Modul – das Bestell- und Versandprozesse weitgehend automatisiert, Fehler reduziert und alle relevanten Systeme sauber miteinander verbindet: Shop, Warenwirtschaft, Versanddienstleister und Kund:innen-Kommunikation.
Unser Ansatz
- Prozessanalyse & Workshops
Gemeinsame Aufnahme der IST-Prozesse:- Wie laufen Bestellung, Kommissionierung, Versand und Retouren heute?
- Welche Systeme sind beteiligt (Wawi, ERP, Fulfillment, Carrier-Tools)?
- Welche Sonderfälle gibt es (Teillieferungen, Speditionsware, Nachnahme, Auslandssendungen)?
- Anforderungsdefinition „Magic Modul“
Fachliche und technische Spezifikation des Magento-2-Moduls:- Automatische Status-Übergänge von Bestellung bis Versand
- Anbindung relevanter Versanddienstleister (z. B. DHL, DPD, UPS, Speditionen)
- Generierung von Versandlabels direkt aus Magento
- Automatisierte Tracking-Informationen für Kund:innen
- Workflow-Design
Modellierung der End-to-End-Prozesse im Detail:- Bestellung → Zahlungsfreigabe → Kommissionierung → Versand → Tracking
- Regelwerke für verschiedene Versandarten, Länder, Gewichtsklassen
- Automatisierte E-Mail- und Statusupdates (z. B. „in Bearbeitung“, „versendet“, „zugestellt“)
- Automatisierungslogik & Regeln
Umsetzung von Business-Regeln im Modul, darunter:- Automatische Zuordnung des passenden Versanddienstleisters pro Bestellung
- Priorisierung von Express-Bestellungen
- Bündelung von Bestellungen eines Kunden zu einem Paket (optional)
- Handling von Teillieferungen und Nachlieferungen
- Schnittstellen & Integrationen
Anbindung an bestehende Systeme:- ERP/Warenwirtschaft für Lagerbestände, Artikeldaten, Rechnungen
- APIs der Versanddienstleister zur Labelerstellung und Tracking-Abfrage
- Optional: Anbindung von Fulfillment-Dienstleistern (3PL)
- Transparenz für Kund:innen & Support
- Einheitliche, automatisierte Versand- und Tracking-Mails im eigenen CI
- Anzeige von Sendungsstatus und Tracking-Link direkt im Kundenkonto
- Hilfsfunktionen für den Kundenservice (Schnellansicht Status, Label-Neudruck, erneuter Versand der Tracking-Mail)
Design & Technik
- Magento-2-Native
Entwicklung als voll integriertes Magento-2-Modul:- Nutzung der Magento-Architektur (Events, Observer, Cronjobs, Service Contracts)
- Einhaltung von Coding-Standards und Best Practices
- Update-sichere Implementierung ohne Core-Hacks
- Konfigurierbares Regelwerk
- Backend-Oberfläche zur Pflege von Versandregeln, Mapping-Tabellen und Carrier-Einstellungen
- Konfigurierbare Versandprofile (z. B. Standard, Express, Spedition, Ausland)
- Log-Level und Debug-Ansichten für Technik & Support
- Performant & robust
- Asynchrone Verarbeitung über Queue/Cron, um Lastspitzen im Checkout zu vermeiden
- Logging und Monitoring kritischer Schritte (Label-Erstellung, Tracking-Update, Statuswechsel)
- Fallback-Mechanismen bei API-Fehlern der Versanddienstleister
- Sicherheit & Compliance
- DSGVO-konforme Verarbeitung von Adress- und Trackingdaten
- Minimierung externer Datentransfers, Nutzung verschlüsselter Verbindungen
- Rollen- und Rechtesystem im Magento-Backend (z. B. nur Versand-Team darf Labels erzeugen/stornieren)
Ergebnisse auf einen Blick
- Deutlich weniger manueller Aufwand bei Bestell- und Versandabwicklung – vom Erzeugen der Labels bis zum Versand der Tracking-Informationen.
- Weniger Fehler bei Adressen, Versandarten und Statuswechseln durch klare Regeln und automatisierte Verarbeitung.
- Schnellere Durchlaufzeiten vom Bestelleingang bis zum Versand, auch bei hohem Bestellvolumen.
- Mehr Transparenz für Kund:innen dank automatisch gepflegter Statusmeldungen und Tracking-Links.
- Bessere Planbarkeit für Lager, Versandteam und Kundenservice durch standardisierte Workflows und klare Prozessschritte.
Betrieb & Support
Das Magic Modul wird von uns über den gesamten Lebenszyklus begleitet:
- Wartung und Updates für neue Magento-2-Versionen
- Anpassungen bei Änderungen der Carrier-APIs oder neuen Versanddienstleistern
- Monitoring der zentralen Prozessschritte und Fehler-Logs
- Support-SLA für Shop-Betreiber:innen und Technik-Teams
Auf Wunsch erweitern wir das Magic Modul um zusätzliche Funktionen – etwa automatisierte Retourenabwicklung, Zolldokumente für den internationalen Versand oder die Anbindung weiterer Fulfillment-Partner – und stellen so sicher, dass die Lösung mit dem Wachstum des Shops Schritt hält.